[성공·아이디어] 프로다운 업무이메일 작성법
[성공·아이디어] 프로다운 업무이메일 작성법
  • 박세리 기자
  • 승인 2018.05.17 15:59
  • 댓글 0
이 기사를 공유합니다

<태도의 품격> 로잔 토머스 지음│서유라 옮김│다산북스

[화이트페이퍼=박세리 기자] 디지털 커뮤니케이션이 일상화된 지 오래다. 전화보다는 메일이 메일보다는 문자메시지 등 스마트한 도구를 활용하는 이유는 유연성과 간편함에 있다. 그렇지만 업무에 있어서 메일은 떼려야 뗄 수 없다.

이때 업무 이메일에 잦은 오타나 부적절한 문법과 어휘, 알아볼 수 없는 약자는 고역이다. 기본도 갖춰지지 않은 메일은 가볍고 성의 없다는 인상을 남긴다. 프로다운 이메일 작성에는 몇 가지 방법이 있다.

일단 제목에 이메일의 주제를 요약해서 담아야 한다. 이를테면 ‘긴급’, ‘요청’, ‘참고’와 같은 말머리를 달면 수신인은 제목만 보고 즉시 확인해야 할 내용인지, 처리해야 할 요청사항이나 정보가 있는지 알 수 있다.

또 수신인 명단도 주의하자. 메일 내용을 반드시 알아야 할 사람만 들어있어야 하며 꼭 필요한 경우가 아니라면 전체 답장을 보내거나 모든 수신인을 참조에 넣지 말아야 한다. 수신인 명단은 이메일을 확인하고 답장을 보내야 할 사람들로 구성하고 참조인 칸에는 메일 내용을 알아야 하되 답장을 보낼 필요가 없는 사람을 넣는다.

필요한 경우 숨은 참조 기능을 활용해도 좋지만, 이메일을 비밀스럽게 전달한다는 오해를 사지 않도록 주의해야 한다. 메일 계정이나 연락처, 메시지 등 개인 정보가 담긴 이메일을 당사자 허락 없이 남에게 전달하는 것은 실례다.

비즈니스 이메일을 쓸 때는 이모티콘이나 아이콘 사용은 가급적 삼간다. 느낌표를 여러 개 사용하거나 글씨에 여러 효과를 주는 것도 현명한 선택은 아니다. 농담, 명언, 정치적 혹은 종교적 메시지도 쓰지 말자.

받은 메일을 전달할 때는 관계없는 정보는 모두 삭제하고 간결한 동시에 요청 사항을 명확히 담은 메시지만 짧게 덧붙인다. 요점은 글머리 기호를 써서 분류하도록 한다. 답장은 신속하게 보내되 어려울 경우를 대비해 발송인에게 자동으로 부재중 회신이 가도록 옵션을 설정해 두자. <태도의 품격>(다산북스2018)이 제시하는 이메일 작성법이다.


관련기사

댓글삭제
삭제한 댓글은 다시 복구할 수 없습니다.
그래도 삭제하시겠습니까?
댓글 0
댓글쓰기
계정을 선택하시면 로그인·계정인증을 통해
댓글을 남기실 수 있습니다.

  • 서울시 영등포구 국제금융로 6길 33, 1212호 (여의도동, 맨하탄빌딩)
  • 대표전화 : 02-323-1905
  • 팩스 : 02-6007-1812
  • 청소년보호책임자 : 박경화
  • 법인명 : 주식회사 화이트페이퍼
  • 제호 : 화이트페이퍼
  • 등록번호 : 서울 아 03165
  • 등록일 : 2014-05-22
  • 발행일 : 2014-05-22
  • 발행인 : 임정섭
  • 편집인 : 임정섭
  • 화이트페이퍼 모든 콘텐츠(영상,기사, 사진)는 저작권법의 보호를 받은바, 무단 전재와 복사, 배포 등을 금합니다.
  • Copyright © 2018 화이트페이퍼. All rights reserved. mail to white@whitepaper.co.kr
ND소프트