[화이트페이퍼] 직장인들의 필수 보고서 쓰기. 내용만 좋은면 만사형통일까. 형식이나 글은 상관 없을까.
현직 공무원 정책실무자가 전하는<디테일로 완성하는 똑똑한 정책>(윤광일 지음.한언.2015)에는 100여 개의 예시를 들어 설명한 '똑똑한 정책'의 가이드라인을 제시하고 있다. 책에는 잘 읽히는 보고서를 쓰기 위한 글쓰기 팁 9가지를 다음과 같이 소개한다.
1. 쓴 다음에는 소리내어 읽어라. 이 습관은 중요하다. 읽다가 말이 꼬이는 부분이 나오면 수정해야 한다. 일반적으로 세 번이상, 중요한 보고서는 열 번 이상 읽는다.
2. 잘 쓴 보고서를 베껴라. 보고서를 잘 쓰는 부서나 기관의 보고서를 베껴쓰고 참고한다. 최소한 기본적인 보고서는 만들 수 있다.
3. 한 페이지당 최대 20줄을 넘지 않게 한다. 너무 많은 내용을 넣으면 보고서가 눈에 들어오지 않는다. □에는 가급적 1~2줄 ○은 2~3줄로 써라.
4. 줄 간격에 신경 써라. 한 페이지내 □, ○의 줄 간격은 처음부터 끝까지 동일하게 하라.
5. 한 줄 내의 단어가 끊기지 않게 하라. 한 줄 내의 글자가 다음 줄로 가게 되면 눈에 걸린다. 이럴 때는 표현을 바꾸는 등 문장을 줄여준다.
6. 보고서는 적어도 세 번은 고쳐라. 고치는 횟수가 많아지면 읽기 쉬워진다. 적어도 세 번 이상 고치는 습관을 들이면 글 실력이 좋아진다.
7. 문장은 가급적 짧게 써라. 가장 어려운 부분이다. 핵심단어를 중심으로 짧은 문장을 만들어라. 잘 쓴 보고서의 필요한 낱말을 정리해두면 요긴하다.
8. 가장 핵심적인 내용은 앞에 내세워라. 두괄식으로 핵심을 첫 페이지에 나오게 하라. 한 문단에서도 핵심적인 단어를 앞에 두어라.
9. 여러 문장을 짧게 써본 후 합쳐라. 한 줄에 여러 내용을 써야 할 경우 하나씩 짧게 끊어 쓴 후 합치면 내용을 모두 포함한 글이 된다.
보고서를 잘 쓰는 이들의 비결은 읽는 사람의 입장에서 글을 점검한다는 것이다. 보기 좋은 떡이 맛도 좋다고 좋은 내용에 글까지 깔끔하게 쓴다면 금상첨화다.
