CEO들의 업무 습관은 첫째, 철저한 집중으로 요약할 수 있다. 집중력이 그들을 CEO의 자리까지 올라가게 한 원동력이라 할 수 있을 것이다. 그들은 시간을 탄력적으로 운영하면서 우선순위에 따라 설정된 각 업무단위에 집중하여 시간을 투여한다. 둘째, CEO들은 중요업무에 대해서 신속한 대응을 한다. 셋째, 그들은 자신의 책상으로 들어오는 서류의 90%는 위임한다. 그렇게 함으로써 그들은 자신의 역량이 가장 잘 발휘되는 핵심요소에 집중할 수 있다.
그는 각종 서류를 정리하는데 효과적인 4가지 행동지침을 소개한다. ‘버리고(Toss), 전달하고(Refer), 처리하고(Act on), 파일하는 것(File)’을 실천할 것을 강조한다. 불필요한 정보를 과감히 버림으로써 집중력을 높이고 신속한 의사결정을 내릴 수 있는 것이다. 이밖에도 ‘매일 처리해야 할 업무리스트를 만든다. 자투리시간을 활용한다. 간단한 업무는 즉시 처리한다. 매일 자신만의 시간을 1시간씩 갖는다.’라는 원칙을 가지고 있다.
빌 게이츠 마이크로소프트 회장은 피트니스센터에서 자전거를 탈 때 절대로 책이나 신문을 읽지 않고 운동에만 집중하고, 잭 웰치 전 GE 회장은 친숙하지 않은 용어를 접하면 그 자리에서 그 의미를 이해하기 위해 직원들에게 질문을 아끼지 않는다.
CEO들이 많이 활용하고 있는 메모습관에 대해서도 언급한다. 메모북은 생각이 떠오를 때마다 그 내용을 포착해서 기록하는 수첩이다. CEO들은 메모북에 중요한 아이디어와 특별한 생각을 기록한다. 그들에게 메모북은 ‘아이디어북’ 이다. 전화는 CEO에게 가장 중요한 도구중의 하나다. 많은 CEO들이 늦어도 24~48시간 안에 반드시 상대방에게 회신전화를 하고 있었다. 이것은 의사결정을 중요하게 생각하는 경영자들의 마음가짐을 단적으로 보여주는 사례다.
CEO의 시간관리 전략에 대해서도 소개한다. CEO들은 하루의 일상을 몇 가지 체크포인트로 정해서 탄력적으로 운용하고 있으며, 반복되는 업무의 경우도 별도 시간을 내지 않고 하루 중 분산하여 조금씩 처리한다. 하루에도 수없이 이어지는 방문과 회의, 전화, 면담요청 등으로 인한 업무방해 요소를 사람들과 연결될 수 있는 하나의 실마리로 그들에게 영향력을 행사하는 좋은 기회로 전환시킨다.
CEO들은 바쁜 일상이지만 상황 탓을 하기보다는 뚜렷한 목표와 집중력 그리고 신속한 의사결정으로 최선을 다하고자 성실히 노력한다. 핵심가치를 찾다보면 다시 본질로 회귀하듯이, 성공하는 CEO들을 지켜볼 때 역시 마인드와 태도가 중요하다는 생각이 든다.
[강경태 한국CEO연구소 소장]
