[화이트페이퍼=박세리 기자] 직장인에게 회의는 매일같이 반복되는 일과 중 하나다. 하지만 때로 아무런 결과물 없이 끝나거나 엉뚱한 방향으로 흘러가는 경우도 많다. 이에 <정중하지만 직설적으로>(처음북스.2016)는 회의를 통해 뚜렷한 결과물을 얻기 위해서는 우선 목표 설정부터 해야한다고 전한다.
먼저 회의의 생산성을 최대화할 수 있는 구체적인 회의 목표를 설정하고 밝혀야 한다. 회의를 통해 얻고자 하는 명확한 목표 제시가 회의 첫 시작 때 밝혀져야 한다는 말이다. 본인이 가진 의도에 대해 분명히 밝혀야 회의의 구체적인 결과와 사람 간의 관계 측면에서 긍정적인 결과물을 얻을 수 있다. 결과를 얻는 동시에 화자의 영향력을 얻을 방법이다.
다른 하나는 회의 시작 시 태도의 문제다. 이때 태도가 회의의 분위기를 결정한다. 회의 시작 시 화자는 상대방 모두에게 편안한 말투로 목표를 단도직입적으로 발표한다. 앞으로 논의될 목표를 명확하게 명시해 어떤 안건에 어떤 목표를 향해 의견을 도출해야 할지 알려주는 작업이다. 이때 상대방은 정보를 얻음으로써 불안감을 낮추고 마음을 열어 회의에 참여할 수 있다.
더불어 회의 목표는 꼭 협상 가능한 것으로 삼아야 한다. 목표는 협상할 수 있고 협상을 하고 싶은 것이어야 참여자들도 그들의 선택권으로 의견을 개진할 수 있다. 일련의 내용을 요약하자면 이렇다.
‘회의는 목표가 이미 정해져 있어야 한다. 회의 시작 전 먼저 해야 할 일은 회의가 생산했으면 하는 완제품을 정하는 것이다.’
한마디로 회의는 목표 달성을 위한 수단을 찾는 장이어야 한다는 말이다.
