[화이트페이퍼=박세리 기자] 10초 안에 상대를 납득시키는 보고서가 가능할까. 놀랍게도 <10초 만에 이기는 보고서>(다산북스.2016)의 저자 미키 다케노부는 ‘10초 안에 납득시키지 못하는 보고서는 쓰레기’라고 말한다.
그가 소프트뱅크사에서 손정의 사장 비서로 일하면서 얻은 교훈이다. 손정의 사장은 분초를 다투는 일정에 쫓기는 기업가였다. 그에게 제출하는 자료는 한 번에 내용을 파악할 수 있는지가 관건이었다. 저자는 소프트뱅크에서 배운 보고서 작성 비결을 이번 책에 담았다.
예컨대 성과를 내는 소프트뱅크식 기적의 보고서는 일단 짧아야 한다. 한눈에 볼 수 있어야 하니 A4지 1장이면 충분하다. 특히 ‘회의의사록’은 A4지 1장으로 양식화하는 것이 좋다. 회의 종료 후 회의에서 결정되거나 결정되지 않은 사안, 앞으로 해야 할 과제 등을 담은 만큼 한눈에 내용을 파악할 수 있어야 한다.
그런가 하면 아랫선에서 윗선을 움직이는 보고서 비결도 전한다. 보고서에 문제 요인을 ‘수치화’해 명확히 밝혀 설득하는 방법이다. 가령 고객의 클레임을 보고하는 경우 단순히 클레임이 있었다는 보고는 윗선의 반응을 기대하기 어렵다.
반면 어떤 클레임이 몇 건 들어왔는지 명확하게 밝히고 ‘만일 10말 콜이 오면 회사가 약 10억 원을 낭비하게 된다’는 식으로 수치화된 주장을 하는 방식이다. 한마디로 명확한 숫자가 사람의 마음을 움직이는 요소라는 뜻이다.
책은 이밖에 10가지 주요 보고서를 작성하는 방법을 전한다. 보고서 쓰기로 어려움을 겪는 사람들이 참고할 만한 신간이다.
