회사의 부서장으로서 직접 많은 업무 관련 전화를 받고 대응해야 한다면 자신이 수동적이라는 증거이고, 자신의 의사결정 없이는 일이 진행되지 않는 부서라는 사실을 말해주는 증거이기도 하다.
스스로 정보를 부하직원들과 공유해가면서 업무의 주도권을 행사하고 있다면 전화로 직접 응대하지 않아도 자신의 의도대로 비즈니스는 흘러가기 마련이다.
자신이 아직 수동적인 상태에서 벗어나지 못한 단계라면 걸려오는 전화를 받지 않고서는 업무를 소화해낼 수 없다. 그래서 걸려오는 전화라면 하나도 빠짐없이 필사적으로 대응하려 한다. 영업사원이나 잘나가지 못하는 사장, 하청업자나 외주업자 등이 그러한 경향이 강하다.
그러면 어떻게 해야 이런 전화를 받지 않고도 일에 차질없이 업무를 성공적으로 이끌어갈 수 있을까.
여기에는 간단한 요령이 있다. 우선 전화를 받을 수 있는 상황이라도 걸려오는 전화를 모두 응답기로 돌린다. 그리고 나중에 자신이 편리한 시간에 메시지를 확인하고 답신전화를 한다.
전화를 거는 쪽에서 정말 급한 용무가 있는 사람이라면 반드시 메시지를 남긴다. 메시지를 남기지 않는 사람은 그리 중요한 용무가 없는데도 전화를 건 경우가 대부분이다. 또 전화를 받는 사람을 중요하게 생각하는 사람이라면 응답기에 확실히 메시지를 남기는 경향이 있다.
그러므로 메시지를 남기지 않은 전화에는 답신을 보내지 않아도 된다. 메시지를 주고받는 과정만으로도 일처리가 이루어질 수 있도록 하는 방법이 업무처리의 스피드화 비결이다.
[이승출 서울미디어텍 CEO] 참조 <직장생활, 이렇게 일년만 해라> (유레카북스. 2006)
