[자기실현]②피터 드러커 처럼 시간쓰기
①편 “피터 드러커처럼 경험하라”에 이어 ②편에서는 피터 드러커가 제시하는 ‘시간 관리법’이 소개된다.
<프로페셔널의 조건>(청림출판. 2006)의 주요 대목이기도 하다.
피터 드러커는 말한다.
“가장 희소한 자원인 시간을 관리하지 못하는 사람은 다른 아무것도 관리하지 못한다. 자기 시간의 분석은 자신의 업무에서 정말 중요한 것이 무엇인지를 생각하게 하는 체계적인 하나의 방법이다”
피터 드러커의 ‘시간 관리법’. 배우고 익혀, 보다 나은 자신으로 업그레이드 하자.
“피터 드러커처럼 시간을 써라”
첫 번째, 시간을 지속적으로 관리하라
피터 드러커는 시간을 낭비하는 비생산적인 활동을 찾아내 가능한 한 그것들을 제거하라고 충고한다. 그러기 위해서는 다음의 자기진단질문을 거치는 것이 중요하다.
1.전혀 할 필요가 없는 일, 즉 어떤 결과도 거둘 수 없는 완전한 시간낭비형 일을 찾아내 제거해야 한다. 시간낭비형 일을 찾아내기 위해서는 시간 운용표 기록에 나타난 모든 활동에 대해 다음과 같이 질문한다. “이 일을 시작하지 않았더라면 어떤 일이 일어났을까?” 만약 그 대답이 “아무 문제없다”는 것이라면 그 일을 당장 그만둬라.
2.“내 시간 운용표에 기록된 활동들 가운데, 다른 사람이 나보다 더 잘하지는 못하더라도 최소한 나만큼은 잘할 수 있었던 일은 어떤 것인가?”. 중요한 일에 집중할 시간을 확보하기 위해서 다른 사람이 할 수 있는 일은 맡기는 방법을 과감하게 선택하라. 권한 위임의 진정한 목적은 자신이 할 수 없는 일을 떼어내 다른 사람에게 주는 것이 아니라, 진정으로 자기 자신에게 중요한 과업에 집중하기 위한 시간을 확보하는 것이다. 이것이야 말로 목표달성을 위한 중요한 전진이다.
3.“내가 하는 일 가운데 당신의 목표를 달성하는 데 아무런 도움도 되지 않으면서 당신의 시간만 낭비하게 되는 일은 없는가?”라고 다른 사람에게 질문해보라. 많은 사람들은 비생산적이고도 불필요한 시간 요구에 대해 잘 알고 있으면서도 그런 낭비적 시간 요구들을 제거하는 것을 두려워한다. 자칫 잘못해 중요한 것을 놓쳐버리지나 않을까 두려워하기 때문이다. 그러나 이런 잘못은 이미 저질러진 잘못이라 해도 재빨리 고칠 수 있는 것들이다.
두 번째, “시간 낭비 요인을 제거하라”
1.시간 낭비의 주요 요인으로 조직 구조상의 결함을 들 수 있다. 그 결함을 알려주는 징후는 바로 회의가 지나치게 잦다는 것이다. 회의를 하는 이유는 각자 다른 일을 하고 있는 여러 사람이 어떤 특정의 공동 과업을 달성하기 위해 서로 협력을 필요로 하기 때문이다. 회의는 당연히 하는 것이 아니라 예외적으로 하는 것이어야 한다. 모든 사람들이 끊임없이 회의만 하는 조직은 제대로 일을 하는 사람이 한 명도 없는 조직이다. 회의가 지나치게 많다는 것은 직무의 구조가 잘못되어 있음을 나타낸다. 또, 책임이 분산되어 있고 정보가 불필요한 사람에게 제때 제공되고 있지 않음을 나타낸다.
2.인력 과잉의 결과로 시간낭비가 발생하기도 한다.
인원이 너무 많은 경우 그들은 일 자체보다는 서로 간에 상호작용 하는데 더욱 많은 시간을 소비하게 된다. 만약 조직 내의 상급자들-특히 경영자들이 자신의 시간가운데 1/10 이상을 ‘인간관계문제’에 사용하고 있다면, 예컨대 불화와 마찰, 관할권 다툼, 부문 간 협조에 관한 문제 그리고 기타 여러 가지 문제에 쓰고 있다면 그 조직은 인력이 너무 많은 것이 거의 확실하다. 군살이 없는 조직에서는 사람들이 서로 충돌하지 않으면서 일을 수행할 수 있고 자신이 하는 일에 대해 굳이 길게 설명하지 않고도 일을 해나갈 수 있다.
세 번째, “자유재량 시간을 통합하라”
'자유재량 시간(discretionary time)'이 얼마나 되는가? 자유재량 시간이란 진정으로 공한할 수 있는 중요한 과업에 투입할 수 있는 시간을 의미한다.
자유 재량시간은 시간 낭비 요인을 제거한다 해도 남는 시간이 아니다. 효과적인 사람들은 자신의 자유재량 시간을 통합해야 한다는 사실을 알고 있다. 그들은 방해 받지 않는 상당히 연속적인 시간을 필요로 하며 자투리 시간은 아예 쓸모없다는 사실도 알고 있다. 근무 시간의 1/4만이라도 길게 연속적으로 사용할 수 있다면 중요한 일을 하기에 충분한 시간이 된다.
그러나 근무시간의 3/4이라도 여기 15분, 저기 30분 하는 식으로 나누어 써야 한다면 아무런 쓸모가 없다. 시간 관리의 마지막 단계는 기록과 분석에 의해 밝혀진, 정상적으로 사용할 수 있고 자신의 통제 아래에 있는 시간을 ‘연속적으로’ 묶는 일이다.
시간을 연속적으로 사용하는 방법에는 여러 가지가 있다. 모든 일상적인 업무-회의, 검토, 문제점 토론 등-는 일주일에 두 번, 예를 들면 월요일과 금요일에 하고 나머지 날들의 오전에는 중요한 일에 연속적으로 몰두하는 것도 하나의 방법이다.
목표를 달성하는 사람들은 모두 시간 관리를 하고 있다. 그들은 계속해서 시간을 기록하고 그것을 정기적으로 분석한다. 시간은 가장 희소한 자원이다. 시간을 관리하지 못하는 사람은 다른 아무것도 관리하지 못한다. 시간을 스스로 분석하는 것은 자신의 업무에서 정말 중요한 것이 무엇인지를 생각하게 하는 가장 쉬우면서도 체계적인 하나의 방법이다.
‘너 자신을 알라’라는 지혜에 대한 처방은 거의 불가능할 정도로 어려운 것이다. 그러나 ‘너 자신의 시간을 알라’ 라는 명제는 모든 사람이, 만일 원하기만 한다면 얼마든지 따를 수 있고 그 결과 또한 목표 달성으로 이어지는 길로 나아 갈 수 있는 것임을 기억하라.
③편에서는 ‘효과적인 의사 결정 방법’이 소개됩니다.
[아이엠리치 김민영 기자] bookworm@pimedia.co.kr
